Le aziende che lavorano per progetti, hanno bisogno di uno strumento per pianificare, programmare e gestire le attività, ed infine fare la rendicontazione di progetto, eventualmente per area o business unit. Le aziende che tipicamente hanno bisogno di uno strumento come questo sono:

• aziende di consulenza

• aziende di formazione aziendale

• aziende di pubbliche relazioni

• software-house

• aziende, fondazioni ed enti che lavorano per progetti, ricerca, ecc..

La soluzione a queste esigenze è:

Presentiamo ora le funzionalità principali del programma in modo sintetico.

Ambiente Palomarenterprise

• Gestione login utente con password

• Gestione diversi livelli di accesso ai dati in base all'utente

• Possibilità di Database Access (standard) o SQL Server (opzionale)

• Multiutente, multiazienda

• Possibilità di lavorare su diversi set di dati (database)

• Archivi totalmente aperti

• Integrazione con Microsoft Office

• Integrazione con gli altri applicativi PalomarEnterprise

 DB Commesse Servizi

• Archivio Aziende

• Gestione riferimenti per azienda

• Gestione ricerca dei dati tramite zoom (sommari)

• Gestione filtri multipli e ricerche con query

• Gestione dati anagrafici

• Gestione sito internet, e-mail aziendale ed e-mail singoli contatti

• Gestione qualifiche aziendali

• Tipologie azienda multiple infinite con ricerca

• Gestione Note cronologiche su Azienda, su Trattative ecc..

• Gestione priorità azienda

GENERALI

• Gestione Aree di Competenza (Mercati)

• Gestione Aree aziendali (Business Units)

• Calendario festività

• Tabella libera definizione priorità commesse

• Tabella “tipi cliente”

• Tabella “tipi prodotti”

• Gestioni Voci di costo/ricavo per budget

RISORSE INTERNE/ESTERNE

• Dati anagrafici

• Tipo (Junor, Middle, Senior)

• Qualifica fornitore per esterni (Qualificato, Non qualificato, in via di…)

• Gestione prezzi di vendita e costi per Area di Competenza, Area tematica. Costi orari, giornalieri, settimanali, mensili ed annuali

• Archivio automatico “incarichi risorsa”, per la generazione automatica di uno storico dei progetti sui quali ha partecipato (gen. Curricula..)

COMMESSE

• Gestione completa della commessa, vogliamo farvi notare in particolare:

• Numerazione automatica commesse

• Flag “Commessa Attività” (es. Formazione, Riunioni di pianificazione, Coordinamento, ecc..), utilizzato per creare delle commesse generalmente di costo a cui imputare attività non imputabili a commesse-clienti.

• Flag “Commessa Costi Generali di Area”

• Riferimento principale presso il cliente per la commessa

• Area Prodotto di Commessa

• Tipo Prodotto di Commessa

• Utente che ha generato la commessa

• Indicazione del Project Manager

• Indicazione del Gestore Commessa

• Data inizio commessa

• Data evasione commessa

• Data commessa terminata

• Flag commessa fatturata

• Flag commessa “chiusa definitivamente”

• Priorità commessa

• Tipologia commessa

• Gestione stato commessa (generalmente utilizzato per “In Trattativa”, “Acquisita”, “Persa”)

• Gestione tracking di commessa, in modo da poter indicare tutte le attività da svolgere, chi le farà, se sono state fatte o meno, scadenza ecc.. (necessario per ISO9000)

BUDGET

Per ogni commessa è possibile creare uno o più Budget, ogni commessa può avere un solo “Budget Attivo”, ed è possibile cambiare il Budget Attivo in qualsiasi momento. I Budget di più commesse formano automaticamente i Budget di Area, i Budget di più Aree formano il Budget Aziendale. Ecco alcune funzioni di dettaglio della gestione Budget:

• Codice di revisione di Budget

• Descrizione della revisione di Budget

• Commessa a cui si riferisce il Budget

• Flag “Budget Attivo”

• Utente che ha compilato il Budget

• Data di creazione del Budget

• Per ogni riga di budget è possibile indicare:;

• Tipo di costo/ricavo

• Attività

• Risorsa prevista interna/esterna

• Unità di misura

• Quantità

• Costo unitario

• Prezzo unitario

• Note di riga

• Il programma calcola automaticamente:

• Costo totale

• Prezzo totale

• Margine in valuta

• Delta in percentuale

• Moltiplicatore

• A piede del “corpo budget” il programma calcola automaticamente:

• Totale Ricavo

• Totale Costo risorse umane esterne

• Totale Costo altre risorse esterne

• Margine Lordo (primo margine)

• Totale Costo risorse umane interne

• Totale Costo altre risorse interne

• Totale Costi

• Margine di Contribuzione alle spese generali di area

• Propone inoltre automaticamente una percentuale di Costi Generali con la quale calcola l’Utile/Perdita in valuta ed in percentuale del Budget

• Stampa del Budget

• Export del Budget in formato Word (utile per redigere offerte in caso di Budget di Commessa)

• Generazione Lettere di Incarico

LETTERE D’INCARICO

Il programma è in grado di definire dei modelli in formato Microsoft Word di “Lettere d’Incarico”, e di generarle quindi automaticamente in base ai dati inseriti in uno dei Budget di Commessa. I file generati vengono poi collegati all’anagrafica della risorsa per una successiva consultazione.

LISTA SPESE

Il modulo prevede la possibilità di memorizzare le spese accessorie che si vogliono imputare ad una commessa-cliente, od una commessa-attività, od ad una commessa-costo. Il programma prevede:

• Commessa

• Voce di Costo

• Risorsa Interna/Esterna

• Quantità

• Costo

• Importo

• Flag “Controllata da amministrazione”

In questo modo è possibile imputare ad una commessa dei costi aggiuntivi (che peraltro possono anche essere stati previsti nel Budget) che andranno a ridurre il margine lordo o di contribuzione a seconda della risorsa indicata (esterna o interna) prima della effettiva registrazione in contabilità (che può effettuare la registrazione sono in un secondo momento).

Questa gestione permette quindi all’amministrazione, se lo si desidera, di effettuare un controllo tra quelle che sono le spese autorizzate dal gestore commessa, e le note spese effettivamente portare dalle risorse. Altri vantaggi:

• Il gestore di commessa è in grado di controllare cosa ha autorizzato

• Il gestore di commessa è in grado di controllare se ciò che autorizza è conforme al Budget di Commessa

TIME-SHEET

• Identificazione risorsa tramite accesso con Login

• Calendario mese automatico

• Calcolo totale ore giornaliere imputare

• Propone in automatico solo le commesse dove la risorsa è coinvolta a livello di Budget, permette comunque l’imputazione anche in altre commesse

• Possibilità di inserire ore anche in commesse-attività e commesse-costo (esempio: Ferie, Malattia, Permessi, Riunioni, Formazione interna ecc..)

• Stampa del Time-Sheet

CONSUNTIVAZIONE

PANNELLO COMMESSE

Per ogni combinazione tra Area (una o tutte), Gestore (uno o tutti), periodo da data a data, per tipo stato commessa (potenziale, acquisita, persa) è possibile visualizzare o stampare i seguenti dati:

• Commessa

• Data inizio

• Data termine prevista

• Cliente

• Ricavo

• Costi esterni (materiali e risorse)

• Margine Lordo (Ricavo – Costi esterni)

• Costi interni (materiali e risorse)

• Margine di contribuzione (Margine Lordo – Costi Interni)

• …

In base ai filtri impostati è possibile fare analisi di tutta l’azienda, di ogni singola area, o per ogni gestore di commessa ecc..

CONSUNTIVAZIONE AVANZAMENTO

In base ai Budget ed ai dati di consuntivo inseriti (Time-Sheet e Lista Spese) è possibile fare una analisi dettagliata per singola Area o globale. In particolare il modulo prevede una navigazione interattiva tra i dati delle commesse con Budget attivo, per ogni commessa riporta i seguenti dati:

• Cod. Commessa

• Area

• Data inizio

• Data termine

• Da Budget attivo:

• Ricavo

• Margine lordo

• Margine di contribuzione

• Da Consuntivo:

• Ricavo

• Margine lordo

• Margine di contribuzione

• E’ poi possibile “zoomare” su ogni commessa per vedere i dati di dettaglio da cui sono ricavati i dati totali presentati.

• Infine è possibile analizzare (a video o su stampa), in base ai filtri preimpostati, il confronto tra Budget, Consuntivo, e situazione Contabile.